DocBaseで情報大掃除 2017

こんにちは。デザイナーのTAKです。
年末の大掃除、物理的なものを片付けて新年を迎えた方も、そうでない方もいらっしゃると思いますが、みなさま情報の大掃除はされましたでしょうか?
メールも然り、資料等も然り、一年も経つと不要なファイルはどんどん溜まっていきますね。ゴミ箱にとりあえず放り込んでしまう方も多いのではないかと思います。
ところで、アトラスでは基本的にペーパーレスを推進しており、社員間の情報の共有にはDocBaseという便利なツールを採用しています。今回はこのDocBaseを使用して、年末に溜まった社内の共有情報を大掃除した話をしたいと思います。

 

DocBaseとは?

DocBaseとは株式会社クレイ / KRAY inc.さんが運営する「ストレスフリーなドキュメント共有ツール」です。基本の文書作成はもちろんのこと、コラボレーション機能(コメントを残したり、グッジョブ機能というボタンで簡単に気持ちも伝えられます!)や外部サービスの連携もあります。

DocBase

DocBase記事

 
一方的にただ情報を流すだけではなく、誰かの反応があると、記事を書いた方としてもとても嬉しいですよね!
実際にDocBaseを使用してみて、私が社内で利用する時に感じたメリット・デメリットを書き出してみました。
 

メリット

  • 分からないことがあるが、聞ける人が不在である。聞くまでもないのではと思う。そんな時もまずDocBaseを見れば大まかなことが分かる。
  • 大々的に勉強会を開かなくても、個人単位で学んだ情報の共有が可能。
  • 特に見て欲しいチームに向けてのみ発信することも出来る。
  • 質問される側の人の作業の手を止めなくて済む。

デメリット

  • 好きに投稿出来るので、たくさんの情報で溢れてしまう。個人のメモ書き程度のものがあったりする。
  • 検索するときの適切なワードをすぐに出せるようしておかないと、聞くよりも時間がかかる。

 
アトラスでは部署に関係なく全社員が、仕事周りで役立つと思ったことや、外部セミナーを受けてきた際のナレッジの共有、その他社内ルールや、時には個人的な情報のまとめなど、とにかくたくさんの情報を日々DocBaseに投稿しています。
その結果、去年一年間でDocBaseの情報量が膨れ上がってしまったので、年末に”情報の大掃除”が実施されました。

 

どんな感じで実施したの?

まず、当ブログでも何度か記事をあげている先輩エンジニアが、記事とその作成者を見易いように一覧に纏めました。投稿数は500件近くあります!

記事一覧シート

投稿数が多い=たくさんの情報がある、のですが、中には似ている記事もあり、目当ての情報がなかなか見つからないこともあります。急いでいるときにこの状況にあるとあたふたしてしまいますね。
そこで今回の情報の大掃除では、一覧シートのコメント欄に要か不要かを記入できるスペースを作成して、それぞれの意見をリアルタイムに更新しながら進めることになりました。

「DocBase記事大掃除」という名前で2時間程度、大掃除の時間が設けられ、まずは自分たちの書いた情報が現時点で古くなってはいないか、類似したものがないかで要か不要か決めていきました。不要なものは不要の欄にチェックを入れ、削除日も併記します。
一覧シートには、更新対象(ナレッジ)、手順書、それ以外などの区分けもされていて、もうこの手順書は古い、まだ更新しているなどの判断のもと、順調に削除作業は進みました。

なお、アトラスは上下関係なく、しっかりと自分の意見を伝えられる環境、そしてそれが受け入れられる環境でもあるので、遠慮なく意見が入力されていきます。
コメントには「要りますか?」「一応要る」「もう不要」といったコメントが随時記載され、最終的には250件の本当に必要な情報だけを残すことができました!

 

情報を大掃除して感じたこと

どんなに最新の情報でも、時間が経過したり使用環境が変わったりすると使われなくなるものです。それらを残しておくと、後から入ってきたプロジェクトメンバーがその情報で迷ってしまったりします。そうならない為にも、定期的な情報の精査や削除は必要だと感じました。

アトラスでは会社関連の情報も、基本的にDocBaseを見れば分かるようになっています。また、情報を纏める機会を得ることによって、文章を的確に伝える力も養えますし、投稿する際には複数人からのチェックも入るので、正しい文章の書き方や投稿した内容に関する新しい情報も思いがけず得られたりします。

社内での情報共有をもっと手軽にしてみたい方は、一度DocBaseを利用してみてはいかがでしょうか。30日間無料ですし、少人数からのプランにも対応しています。
システム開発とは関係のない分野でも、ナレッジの共有をより円滑にしたり、ここさえ見ればまずは大丈夫というものを一つ作っておくと便利だと思います。

ただし情報は生ものですので、年に一度は大掃除して、不要な記事や古くなった情報は削除しましょう!

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