一人から始めるカイゼン!一人用タスクボード、はじめました

L小川です。この春に新生活を迎えた方も、そろそろ新しい環境に慣れた頃でしょうか。

最近、ホワイトボードと付箋を使って、自分のタスクや仕事の状況を見える化しています。

このアナログなツールを始めるまでの経緯と、やってみて感じられた効果について書きたいと思います。

一日、何をやっていたんだっけ?

私の業務内容についてですが、開発や保守以外にPCやネットワークの管理・トラブル対応─いわゆる情シス系の業務─も担当しています。

PCやネットワーク周りで突発的に発生したトラブルは、可能な限りすぐに対応して解決するようにしています。

そのため日によっては

[作業中のタスクを一旦置く→トラブル対応・解決→元のタスクを再開する→別のトラブル対応・解決・・・]

を繰り返し、執務室を行ったり来たりしていることがあります。

そんな風にタスクを回していると「あれ? 今日一日なにをやっていたんだっけ?」と自分の作業が細かく思い出せず、作業進捗がひどく悪いように感じることがありました。

予測不能な作業が複数発生したとはいえ「自分の一日の業務を振り返る」ことが正しくできていないので、あまり健全な状態ではありません。

一人用タスクボードで見える化

そこで、一人用タスクボードで自分の仕事を見える化してみました。

一人用タスクボードデスクの上に置けるサイズのホワイトボードと小さめの付箋を使います。

ホワイトボードに以下の三つの列を作ります。

  • Todo:これからやる作業・気になること
  • Doing:今やっている作業
  • Done:ひと段落もしくは完了した作業

付箋には作業内容を思い出せる程度のキーワードを書いておきます。

気持ちを落ち着かせる効果を期待して、ペンの色は青色にしました。

いろんな色の付箋を使っていますが、作業内容に応じた色分けはやっていません。

すべて同じ色にすると付箋の情報を見落としてしまいそうなので、たくさんの色をバランスよく混ぜて、それぞれの付箋が目に留まりやすいようにしています。

付箋やペンはデスクの上で散らかりやすいので、一カ所にまとめておくためのトレイを用意しました。

小さな工夫ですが、ずいぶん使いやすくなりました。

付箋トレイついでに仕事の余裕度を星形マグネットで表してみました。

  • :割と余裕がある
  • :そこそこ忙しくしている
  • :かなり追い込まれている

(本当に急いでいる時はマグネットを付け替え忘れてしまうことが多いので、実際のところは楽しげな雰囲気を醸し出すデコレーションになっています。)

一人用のタスクボードなので、ざっくりとしたルールでやっています。

効果やいかに

一人用タスクボードを始めてからひと月が経ったのですが、割と無理なく続けられています。

一日の終わりに自分の作業を振り返ることもできますし、ディスプレイから視線を外すとすぐ目に入る場所に置いてあるので、仕掛り途中の仕事にもすぐ気づけるようになりました。

以前、Trelloなどのデジタルなツールも試してみたのですが、エディタやブラウザの裏に隠れてしまい、終業間際に「あ、このタスク・・・(汗)」と思い出すこともあり、結局続きませんでした。

自分の頭の中にあるタスクと忙しさ具合をホワイトボードに出したことで「ああ、今この案件をやっていて、追い込まれているのか」「今は比較的余裕があるみたい」と自分自身の状況を客観視する効果もありました。

雑多な業務をこなす人にはオススメできるツールだと思います。

一人用タスクボード、はじめてみませんか。

【使用している道具一式】

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