Notionでプロダクト管理すると情報共有のための手間が減って開発に集中できるようになった話

はじめに

みなさま、こんにちはCTOの大神です。アトラスでは昨年末から社内の情報管理にNotionを利用しています。
Notionの利用を開始してから社内の情報をNotionに集約して、Notionから社内の多くの情報にアクセスできるようになっています。詳細は「いま話題のオールインワンワークスペース「Notion」で社内情報を一元管理！ 〜導入準備編〜」をご参照ください。
あわせて、ConfitやSMOOSYの開発でのプロダクト管理もNotionに移行したので、顧客要望や導入コンサル担当からの変更依頼、システム開発担当からの機能拡張状況やバージョンアップ情報はNotionに集約され、すぐに共有できるようになりました。
以前はGoogleスプレッドシートで各担当者が管理している資料から報告用の資料に転記していたので、多くの資料に同じことが記載されていたり、どこに資料があったか探したりすることもありましたが、探す手間や転記の手間がなくなって良い感じに情報共有できています。
今回はアトラス内でのプロダクト管理の情報管理を紹介します。

プロダクト管理の対象

プロダクト管理の対象は、主に２つあります。サービスをご利用いただいている方々からいただく機能要望、社内の導入・サポート担当からの変更依頼の他に、開発項目を管理するプロダクトバックログがあります。

プロダクト情報共有のための転記の手間

顧客要望・変更依頼

以前は、Googleスプレッドシートに記入して対応要否や優先順位を管理しており、至急対応が必要なものは、会議の議事次第に転記してエンジニアに報告して、それ以外は優先順位が高いものを定期的に機能拡張候補のスプレッドシートに転記して共有するなど、管理資料と報告資料が別なので転記する必要があり、機能拡張されたら元のスプレッドシートに反映するなど手間が多く、すぐに必要な情報を共有できない状況でした。

プロダクトバックログ

ConfitやSMOOSYの開発でのソースコード管理はGitHub、プロジェクト管理はZube（GitHub Issueと連携）で管理しており、GitHubやZubeはアトラス全体ではなくシステム開発のエンジニアのみ利用しているので、エンジニア以外が見るための開発予定や開発状況はスプレッドシートに進捗状況を記入して共有・報告していました。
ここでも、機能拡張候補のスプレッドシートにも進捗状況を反映するなど更新すべき資料が多くある状況でした。

Notionでの顧客要望・変更依頼の管理

各事業のセールスや導入コンサルタントの担当者が、顧客から寄せられる要望や社内からの変更依頼を「要望・変更依頼管理」のデータベースに登録して、対応要否、優先順位、プロダクトの開発から運用環境に反映されるまでの状態を管理します。

Notionに新規の要望・変更依頼を登録して、運用環境に反映されクローズされるまでを１つのレコードで共有したり、コメントして情報を追加したり、拡張後のキャプチャを追加したりします。

対応要否の選定とシステム開発担当への共有

「要望・変更依頼管理」のデータベースに[対応要否]のビュー（Notionのレイアウトで「ボード」）で表示して、登録された変更依頼をセールスや導入コンサルタントの担当者が対応が必要なものを選定して「システム開発担当共有待ち」レーンに移動し、進捗会や開発ワーキング等で共有します。
システム開発担当は共有された変更依頼や軽微な改修は「保守」レーンに移動させて、機能拡張のプロジェクト内で対応します。それ以外は「機能拡張」レーンに移動させて、開発の優先順位を決めて対応します。機能拡張の変更依頼は「プロダクト管理」のデータベースにプロダクトバックログとして登録します。プロダクトバックログには１つの変更依頼を登録したり、同じ機能の複数の変更依頼を１つにまとめたりして登録します。

対応状況の共有

機能拡張や機能拡張のプロジェクト内で対応中の「保守」レーンの変更依頼は、[対応状況]ビュー（Notionのレイアウトで「ボード」）で対応状況を確認できるようにしています。変更依頼の改修が完了してステージングに反映された後、変更依頼を出した人に確認を依頼します。その後、プリプロダクション環境に反映され、動作確認が完了した後にリリース作業を経てプロダクションに反映されます。

Notionでのプロダクト管理

「プロダクト管理」のデータベースでは、「要望・変更依頼管理」のデータベースから機能拡張としてプロダクトバックログを１レコードで管理します。
進捗状況やプロジェクト共有情報、プロジェクト担当のエンジニアなど全てこのレコードに記入していきます。顧客要望・変更依頼管理のレコードもここのレコードからリレーションさせているので、プロダクト管理のレコードに進捗状況を反映することで、顧客要望・変更依頼管理のレコードにも進捗状況が反映されます。

機能拡張の対応状況の共有

[対応状況]ビュー（Notionのレイアウトで「ボード」）でバックログから対応が決まったものは、「計画中」レーンに移動して、要件検討を開始して「対応中」→「開発中」→「機能評価/試験中」→「リリース準備中」に進み、最終的にリリース完了となります。

スケジュール・マイルストーンの共有

[マイルストーン別タイムライン]ビュー（Notionのレイアウトで「タイムライン」）で開発全体のスケジュールやマイルストーンで対応する開発項目を共有します。マイルストーンはシステムのリニューアルなどの長期間で開発する場合のみに使用します。
対象の拡張はプロジェクトマネージャーや開発担当は誰で、拡張内容は何か、いつ頃開発に着手して、リリース時期はいつなのか、といったプロジェクトに関する情報を確認できるようになっています。

まとめ

プロダクト開発の管理部分の作業を効率化して、プロダクト開発そのものに時間を使えるようになりました。

また、プロダクト管理以外にも導入コンサルタントからシステム開発担当への問合せのエスカレーションや仕様の確認、作業依頼、調査依頼などの内部の問合せ管理もNotionのデータベースで管理しています。Notionの利用を開始してから、普段管理している情報をそのまま他グループへ共有できるので、情報共有のための不要な作業から解放されました。

同じようにプロダクト管理の情報共有に困っている方の参考になれば幸いです。
状況共有のために他の管理表に転記したり、会議のために別の会議資料に転記したりしているものがあるならばNotionはお勧めです。