コミュニケーションを活性化させる社内報チーム活動の紹介

はじめに

こんにちは。フロントエンドエンジニアのKimuraです。

アトラスでは2021年11月以降、有志による社内報を不定期発行しています。記事はNotionで社内限定公開としており、2024年3月現在で23回分を公開しています。

社内報は社内全体のコミュニケーション促進ツールとして機能していると同時に、社内報チームとしての編集作業も既存の枠にとらわれないタスクを経験できる機会となっています。

この記事では、社内報チーム活動開始の背景や内容についてご紹介します。

発足の目的はコミュニケーション促進

アトラスでは2020年2月以降、全社的にリモートワーク中心の業務形態へ切り替わりました。リモートワークでは場所にとらわれない柔軟な就業が可能ですが、一方で社内のコミュニケーションの減少はよく挙げられる課題です。

社内には元々「もえぎ」というプロフィールページがあり、それによってお互いの情報を知ることができます。ただ、もえぎには最近のトピックや趣味の詳細については記載していないことも多く、閲覧するタイミングも新規参画者が入ったときなど限定されがちでした。

そこで、メンバーや会社へも理解をより深めるきっかけを作り、コミュニケーションを促進するという目的のもと、社内報チームの立ち上げに至りました。

社内報チームは全社から自由参加

社内報の第1回公開から程なくして全社から編集メンバーを募集し、社内報チームとしての活動をスタートしました。現在は5人体制で作業を行っており、不定期で追加のメンバー募集を呼びかけています。

メンバーの特徴として、所属部署や職種に幅があることが挙げられます。これにより、記事の作成において多様な視点で検討ができるというメリットが生まれています。また、チームメンバー内での懇親会も定期的に行っています。

コンテンツは「アンケート」「インタビュー」

現在社内報では、回によって「アンケート」または「インタビュー」のどちらかをコンテンツとしています。テーマごとに概ね3〜4ヶ月を目安に公開しています。

こちらでは記事作成過程をご紹介します。

アンケート記事

テーマを決めて社内からの投稿を募集し、記事として公開します。

テーマ決定

最初に社内報チーム全員でディスカッションをして、記事のテーマを決めます。これまでは以下のようなテーマを取り上げてきました。

• あなたのリモートワーク環境を見せてください！
• あなたの好きなコンテンツを教えてください！

アンケート

Googleフォームを利用して全社向けのアンケートを作り、Slackで周知して投稿を募集します。投稿期間は2週間程度としており、編集メンバーから各グループ向けに口頭での投稿呼びかけもしています。

例えば「あなたのリモートワーク環境を見せてください！」というテーマでは、以下の質問を設けました。写真は別途用意したGoogleドライブのフォルダにアップロードしてもらっています。

• リモート環境のこだわりポイントを教えて下さい
• お気に入りアイテムがあれば教えて下さい

記事作成

各アンケートで約20〜30人から投稿があるので、内容を記事にまとめていきます。業務の合間に読みやすい分量を考慮し、1記事あたりの掲載数は3〜4人程度としています。

作成中の記事は、Notionのシェアページとして編集チームのみが参照できるようにしています。

レビュー

編集チーム内のレビューでレイアウトや共通文言を調整した後、投稿者へレビュー依頼をします。

自分の投稿内容に修正したい部分がある場合は、Notion上で該当部分にコメントを入れてもらい、その後編集チームで修正して再確認を依頼します。

公開

Notion記事を全社公開し、Slackで紹介文を添えて周知します。公開頻度は1週間に1〜2回を目安にしています。

インタビュー記事

決定したテーマに沿って役員・社員にインタビューを行います。例として、これまでに以下のテーマでのインタビューを実施してきました。

• 新社長インタビュー
• ブランド委員会チームインタビュー

※ブランド活動については、note記事にて組織文化の醸成として紹介しています。

主な流れはアンケートと同様なので、異なる部分のみを記載します。

事前アンケート

いきなりインタビューをすると聞きたいことが曖昧になる可能性があるため、事前にGoogleフォームによる事前アンケートを作成し、回答してもらいます。これにより、大まかな質問と回答をお互いに認識できるようにしています。

同時にインタビュー実施日を調整し、スケジュールを確保しておきます。

インタビュー実施

1回のテーマごとに、計1〜3時間のインタビューを実施します。事前アンケートの流れに沿って進んでいき、最後にフリートークの時間を設けています。

事前準備として、以下の3点を用意しています。

• インタビュー用スライド
• インタビュー内での追加質問事項
• インタビューのタイムスケジュール

特に3点目のタイムスケジュールは当日役立っており、どの質問ごとに何分の時間を想定しているのかをあらかじめ記載しておきます。これにより、前半の質問が盛り上がって後半の時間が足りなくなる事態を避けています。インタビュアーが複数人の場合はタイムキーパーを決めておき、時間が来たらSlackのDMで連絡するようにしています。

記事作成

インタビューはあらかじめ録画しているので、動画データを元にして対談形式の記事を作成していきます。

以前は書き起こしに時間がかかっていたのですが、最近はtl;dvによる自動書き起こしを導入したため、大幅に時間の短縮ができました。書き起こした内容は文章として意味が伝わりやすいように校正します。複数人で作業を行うため、校正のガイドラインも作成しています。

こちらもレビューを経て全社公開しています。

社内報チーム活動によるコミュニケーション促進の効果

最後に、社内報チームの活動によるコミュニケーション促進の具体的な効果を記載します。社内報そのものによるコミュニケーション促進とともに、社内報チームの活動上におけるコミュニケーション促進が見込まれます。

全社での相互理解を促進し、会話のきっかけに

アンケート記事を中心に、社内報では社員同士の相互理解を促進するテーマを多く取り上げています。これにより社内報を閲覧している社員のほぼ全員が「これまで知らなかった他の社員の一面を知ることができた」と感じており、それが新たな会話を生むケースも生まれています。

インタビュー記事についても、「最近参画したが、社長の経歴や社史を知る機会ができた」という声をいただくなど、会社に対する理解を深めるコンテンツとして機能しています。

また、公開した記事は誰でも自由にコメントすることができるようになっています。例えばこちらでは「あなたの好きなコンテンツを教えてください！」という記事上にて、同じゲームが好きなメンバーで盛り上がっています。

社内報チームの活動がメンバーの主体的なタスク推進の機会に

アトラスの社内報チームでは、0から試行錯誤しながら編集プロセスを作ってきました。このため社内報チームとして活動することによって、主体的なタスク推進を行う機会を持つことができるメリットがあります。

また、社内報チームに様々な部署のメンバーが所属しているため、リモートワークであっても部署をまたいだコミュニケーションができる機会になったり、各部署からの物事の捉え方の違いを知ることができる場として機能しています。

このように、社員による社内報チームの活動は、多面的に社内でのコミュニケーションを生み出すことができます。

おわりに

今回は社内有志による社内報チームの活動について紹介しました。この記事の内容が、社内コミュニケーションを活性化する方法の一助となれば幸いです。