テレワークでもオフィス出勤と近い体験を求めて

はじめに

みなさま、こんにちはCTOの大神です。2020年2月下旬からの全員でのテレワーク開始から1年以上が経過しました。
テレワーク期間が長くなると、担当業務以外のチームメンバの存在が感じられなかったり、話しかけようと思っても、相手の状況がわからなかったり、見えないことの多さから何か物足らなさを感じていました。テレワークでもオフィス出勤時と同じような場を共有できる何かを探していたところ、昨年末にテックリードからバーチャルオフィスサービスのPragli導入の提案があり、すぐに導入を開始し、2週間ほどで社内全体で利用開始しました。
Pragliの導入でリアルなオフィスの感覚を少しだけ取り戻せた気がしています。Pragliを導入して3ヶ月以上経過したので、導入した時のこと、使い方、その後どう変わったのかを紹介します。

Pragliとは

リモートで働くチームのためのバーチャルオフィスです。部屋に入って会話したり、個人間で会話したり、Pragliを起動するとオンライン状態になりオフィス出勤時と近い体験で、全員の存在を感じられるようになります。
それぞれはアバターで表示されるので、Skypeを常時接続してお互いの映像で状況を共有するよりも導入しやすい印象です。アバターはそれぞれが髪型、服装などを好みに設定できます。
2021年3月現在、Pragliは試用バージョンであるため、フリーで利用できる状況です。

導入した背景

社内全員でのテレワークが4ヶ月経過したころ、業務以外の雑談が減ってきたなどの課題を実感するようになり、他部署のメンバーの顔をみるのは毎月の全社朝礼だけになり、他部署のメンバーの存在を感じられることが少なくなってきたと感じていました。
また、この状況でもチームに新メンバーを迎えたり、他部署に新メンバーが入ったり、顔をあわせたことがない仲間たちも増えてきて、もっと時間が経過すると今後どうなっていくんだろうと危機感を感じるようになっていました。
また、浜野のブログ記事で紹介したブランドミーティングでも、テレワークに関する様々な悩みもあり何か解決できることはないかと探していました。

テレワークでも得たい体験

テレワークでもオフィス出勤時のような空間を共有でき、気軽にコミュニケーションを取れるようになると良いと思います。

• オンライン会議で顔を合わせることがなくても担当業務以外のメンバが出勤していることや存在を感じられる。
• 全員の現在の状況（会議中、離席中など）を確認でき、口頭コミュニケーションで気軽に話しかけられる。
• 休憩中にも気軽に雑談できる。

導入時に決めた利用方針

バーチャルオフィスなのでリアルなオフィスと同じように、あまりルール化せずに、リアルなマナーや礼儀を重視して、利用しながら有効な使い方を見つけていくという方針で利用開始しました。

• Pragliを起動することで出勤、終了することで退勤にする
• 気軽に話しかける
• Slackはテキストコミュニケーション、Pragliは口頭コミュニケーションの用途を守る
• PragliとGoogleカレンダーを連携してスケジュールを表示させる

利用状況

業務開始前

業務開始前の人はオフラインでグレーアウトで表示され、徐々にオンラインになっていきます。この時はリアルなオフィスでの出勤時と近い感覚で良い感じです。

業務中

業務中は部屋に入って会議してたり、個別に会話してたり、全員の様子がわかります。リアルなオフィスで感じられていたことがテレワークでも感じられるので、ここがバーチャルオフィスの良いところだと思います。

会議中・会話中

個別に話したり、部屋に入って会議したり、通常のオンライン会議と同様に使用できます。まだPragliは試用バージョンなので、会議に使用するには、ZoomやMeetの方が安定しています。部屋に入るとPCが重くなったり、部屋に入れない人がいたりするので、今後のバージョンアップに期待したいところです。

休憩中のリフレッシュ

昼休み中はリフレッシュルームに集まり雑談することもあります。わざわざスケジュール登録してオンライン会議を設定しなくても、部屋に入ってすぐに会話できるのはバーチャルオフィスならではのメリットだと思います。

導入3ヶ月の後の評価

効果測定としてPragli導入前と比較して、どうなったかを全員にアンケートに回答してもらいました。担当業務や使う人によって感じ方が違うこともあるかと思いますが、リアルなオフィスと近い体験を得るためのバーチャルオフィスのメリットは感じることはできました。
業務以外の雑談は増える結果ではありませんでしたが、業務中のコミュニケーションに効果が大きかったと思います。テレワークは一般的に仕事モードの切り替えが難しいとか、孤独感を感じるというのを聞いてたりしていましたが、今回のアンケートではもともと仕事モードの切り替えや孤独感は特に問題はなかったようです。

さいごに

バーチャルオフィスは導入しても劇的に作業効率が上がったなどの効果があるものではなく、また無くても仕事が滞るということもありませんので、本当に必要なのか？メリットがあるのか？をはかりにくいものだと思います。
しかし、バーチャルでも空間を共有できるようになったことで、メンバ全員の存在を感じ、作業状況を共有できるので、テレワークで重要な要素になると思います。
今後はアンケート結果から使い方やルールを改善して、半年後ぐらいにまたアンケートをとり成果を確認する予定です。
仕事する環境は重要なので、テレワークを次のステージに進められるようにしていきます。
これからバーチャルオフィスを導入するならPragliはお勧めできるサービスです。